Julio: mes de rondas de inversión, de presentación de cuentas y de poner orden en la casa

Julio: mes de rondas de inversión, de presentación de cuentas y de poner orden en la casa

Llega el verano y es momento de reflexión y de evaluación de la primera mitad del año, o lo será cuando termine julio. El final de julio siempre es un mes complicado para los abogados, porque el cliente siempre quiere irse de vacaciones con los deberes hechos.

Es un mes donde se ejecutan, o mejor dicho, donde se cierran las rondas de inversión, que muchas veces se instrumentalizan mediante notas convertibles con la fecha de vencimiento el 31 de julio de 2024.

Muchas veces se quiere incrementar el runway, es decir, el periodo en el que la sociedad tiene caja para afrontar con tranquilidad el verano. De cara al final de año, todos los indicadores hacen prever que aumentará tanto la inversión como la cantidad invertida en el ecosistema emprendedor.

Dejando de lado las rondas, agosto es un muy buen mes para ordenar la casa. Muchas veces, en el día a día, nos olvidamos de las obligaciones mercantiles que la sociedad debe cumplir. Casi todas las empresas suelen presentar las cuentas anuales, pero, ¿qué pasa con los libros societarios?

Debemos recordar que las sociedades deben tener siempre actualizados los libros de registro de socios y los libros de actas societarias.

El libro de registro de socios es el documento, que hoy es digital, que establece quiénes son los socios de la sociedad, qué participaciones poseen y cómo las adquirieron, determinando de manera escrita el pasado y el presente de la sociedad.

Es importante que se encuentre actualizado y que incluya la información esencial del socio. Recordemos que, por ejemplo, las convocatorias a las juntas se realizan a las direcciones establecidas en dicho libro. Los socios tienen la obligación de mantener sus datos actualizados comunicándoselos al órgano de administración de la sociedad.

La sociedad está obligada a presentar en el registro mercantil correspondiente el libro de socios cada vez que se produzca una modificación en este.

El libro de actas recoge las actas de las juntas de socios y, en su caso, del órgano de administración de la compañía. Recordemos que las sociedades tienen la obligación de celebrar una junta ordinaria para aprobar las cuentas anuales y establecer las juntas extraordinarias que el órgano de administración o un porcentaje significativo del capital social consideren necesarias para el buen funcionamiento de la sociedad.

El resumen de estas juntas se recogerá por escrito por el secretario y con el visto bueno del presidente. Revisar y actualizar esta documentación no solo te puede servir para cumplir con la legislación aplicable, sino que te puede hacer reflexionar sobre tu sociedad. Al final, puedes valorar la evolución de tu sociedad desde un punto de vista societario y evaluar las decisiones que se han tomado hasta el momento.

Además, recomendamos revisar las escrituras que hayamos firmado ese año. En muchas ocasiones no se elevan a público cambios en el órgano de administración o no se inscriben ampliaciones de capital. Es importante recordar que, con determinados actos, no es suficiente con que consten en escritura pública, sino que deben ser inscritos en el registro mercantil correspondiente. Por ello, mantengamos bien ordenadas las escrituras y verifiquemos la inscripción en el registro cuando sea necesario. Un pequeño aviso: presentar en el registro no equivale a que esté inscrito, por lo que siempre verificaremos la inscripción de lo presentado.

Asimismo, puede ser un buen momento para evaluar si mis documentos o mi web cumplen con la normativa de protección de datos. Os sorprendería en cuántas ocasiones nos encontramos con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, ¡que fue derogada por una ley de 2008! O si cumplo con la legislación que regula las cookies.

Este ejercicio puede servir para preparar y proteger tu empresa para la nueva actividad que mayoritariamente inicia en septiembre.