Abr 15 2022

¿Es legal grabar una reunión vía Zoom?

¿Te has preguntado alguna vez si es legal gabar una reunión vía Zoom? En una era tan tecnológica como la actual, nos hemos adaptado a nuevas herramientas digitales y es muy común que las reuniones presenciales se sustituyan por videoconferencias, que se desarrollan a través de diferentes aplicaciones existentes en el mercado, como Zoom. Es común que los organizadores de estas reuniones graben las sesiones para que los asistentes puedan consultarlas con posterioridad o para que haya constancia de la asistencia de los alumnos en caso de tratarse de clases online. Pero ¿qué ocurre con el tratamiento de datos que se genera al realizar estas grabaciones?

¿Necesito pedir permiso para grabar una reunión por Zoom?

Cuando grabamos a una persona estamos captando su voz y su apariencia física, es decir, estamos captando sus datos personales. En este sentido, y de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), los datos personales se refieren a toda información relativa a una persona física identificada o identificable, es decir, todos aquellos datos que permitan identificar a una persona, como pueden ser elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, cultural o social de la persona. Por lo tanto, sí, se debe pedir permiso antes de grabar una reunión por Zoom u otra plataforma similar.

Requisitos que se deben cumplir

Teniendo en cuenta lo anterior, si el organizador de una reunión de zoom quiere grabar la sesión será necesario que cumpla, en primer lugar, con el deber de informar recogido por el artículo 13 del RGPD.

En este sentido, cuando se obtengan de un interesado datos personales relativos a él, el responsable del tratamiento, en el momento en que se obtengan deberá facilitar al interesado información sobre:

La identidad y datos de contacto del responsable.
Los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso.
Los fines del tratamiento de estos datos.
Los intereses legítimos del responsable o de un tercero.
Los destinatarios de los datos personales.
La intención del responsable de transferir los datos a terceros países u organizaciones.

Por otro lado, para que el tratamiento sea lícito será necesario que se cumpla con alguna de las bases de legitimación del artículo 6 del RGPD. Teniendo en cuenta este artículo, y con respecto a este caso en concreto, lo más adecuado sería obtener el consentimiento de los participantes de la sesión, una vez se les haya informado de los extremos a que se refiere el artículo 13 mencionado.

Medidas a tener en cuenta cuando grabamos una reunión por vía telemática

Las reuniones virtuales mediante voz, vídeo, o a través de servicios web son una constante del trabajo actual y del teletrabajo, que se ha visto enormemente potenciado por motivo de la pandemia. Si bien cada vez somos más conscientes de la necesidad de proteger nuestra privacidad y seguridad en el mundo online, con las reuniones virtuales debemos adoptar medidas específicas.

Es necesario ser cuidadosos a la hora de grabar una reunión online y cumplir con la normativa vigente en materia de protección de datos. En este sentido, grabar una sesión de zoom no debería suponer un problema siempre que se cuente con el consentimiento informado de los asistentes y tiene que haber una evidencia registrada de que se ha informado y se cuenta con el permiso para grabar o, incluso, para publicar esta información.

En el supuesto de que no se cumpla con la normativa, el acto de grabar una videollamada por vía telemática podría suponer una sanción por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), como ha ocurrido recientemente con la Real Federación Española de Fútbol, que se enfrenta a una multa de 200.000 euros por infringir los artículos 6 y 13 mencionados. En este caso, la Real Federación grabó sin consentimiento de los participantes dos reuniones a través de la plataforma Zoom y, posteriormente, difundió extractos de audio de las mismas a través de los medios de comunicación.

Por otro lado, la AEPD recuerda que descuidar la organización de las reuniones virtuales y prepararlas sin tener en cuenta los riesgos de privacidad, puede facilitar la práctica de conductas desleales por parte de las personas interlocutoras, antiguos compañeros de trabajo, personal trabajador descontento o que, incluso, ciberdelincuentes puedan espiarlas o sabotearlas. Entre los consejos básicos que la AEPD considera adecuados, dispone que no se graben las reuniones, a menos que sea necesario y que, en caso de hacerse, se informe adecuadamente a las personas asistentes de la finalidad de la grabación y en qué momento se inicia y se detiene la misma.

En aquellos casos en que se vayan a tratar datos o información muy sensible, es conveniente consultar con un profesional de la seguridad y, en su caso, tomar precauciones adicionales como, por ejemplo, en caso de realizar grabaciones, que estas sean cifradas mediante un algoritmo robusto y utilizando contraseñas fuertes, así como eliminar cualquier grabación que haya podido quedar almacenada en el proveedor.