Las cuentas anuales y la importancia de su inscripción

Las cuentas anuales y la importancia de su inscripción

Una consulta bastante habitual que realizan todas las sociedades mercantiles es la relativa a la obligatoriedad de la inscripción de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Muchas veces este importante deber que establece la Ley de Sociedades de Capital es olvidado y con ello, se incurren en supuestos con unas consecuencias que es importante que los emprendedores y las startups de nueva constitución conozcan.

En este artículo abordaremos los principales aspectos de las cuentas anuales, la obligatoriedad de estas, quién o quiénes deben encargarse de la inscripción de estas en el Registro Mercantil.

¿Qué son las cuentas anuales?

Las cuentas anuales son el balance compuesto por distintos documentos en dónde se refleja el estado financiero de una sociedad para documentarla y hacerla pública con su inscripción en el Registro Mercantil.

En las cuentas anuales se registra el patrimonio de una sociedad, permitiendo conocer la situación de la empresa.

Es importante señalar que las cuentas anuales deben estar redactadas de forma clara mostrando la imagen fiel de la sociedad.

¿Qué recogen las cuentas anuales? ¿Cuál es su contenido?

Las cuentas anuales están integradas por distintos documentos tal y cómo señala la Ley de Sociedad de Capital en su artículo 254.

Concretamente, las cuentas anuales deben incluir el balance, la cuenta de ganancias y pérdidas, un estado reflejando los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujo de efectivo y una memoria.

Es importante que se presenten siguiendo los modelos aprobados reglamentariamente para evitar cualquier inconveniente en su presentación.

• El Balance de Situación: Es el documento contable que resume la situación general de la empresa, recogiendo sus derechos (créditos) y sus obligaciones (deudas y préstamos a pagar). El balance también recoge el capital y las reservas que tiene la sociedad. El balance de situación debe incluir una valoración realizada empleando los criterios de contabilidad general aceptados. El balance de situación va a mostrar tanto el activo como el pasivo de la sociedad y el resultado del patrimonio neto.
• La cuenta de resultados: Este documento debe comparar los ingresos de la sociedad con los costes de la misma. Esto va a incluir los ingresos y los gastos y el resultado final.
• Los estados de cambios en el patrimonio neto: Este documento refleja los movimientos de las partidas que forman parte del patrimonio neto.
• Los estados de flujo de efectivo: Este documento recoge las entradas y salidas de efectivo y de otros activos líquidos de la sociedad. Tienen la consideración de efectivo el dinero, los depósitos bancarios e incluso los instrumentos financieros susceptibles de transformarse en efectivo. Se puede calcular por el método de la estimación directa o indirecta.
• La memoria: Es un documento que permite ampliar y completar la información que contienen los demás documentos que forman parte de las cuentas anuales.

¿Qué importancia tiene presentar las cuentas anuales de una empresa?

Inscribir las cuentas anuales de una Sociedad en el Registro Mercantil es una obligación que viene impuesta por la Ley de Sociedades de Capital. Por lo tanto, la falta de su presentación deriva en supuestos de responsabilidad.

Los administradores de la sociedad están obligados a formular e inscribir las cuentas anuales de la sociedad, un informe de gestión y una propuesta de aplicación de resultado.

La publicidad de las cuentas anuales busca garantizar cierta seguridad en el tráfico jurídico de las sociedades de capital. Concretamente, busca brindar una protección a los posibles inversores, prestamistas, socios y terceros para conocer la situación económica real de una sociedad y si esta es solvente o no,

La inscripción de las cuentas anuales es especialmente importante de cara al tráfico jurídico de las sociedades, ya que, al tener sus socios una responsabilidad limitada sobre las deudas puede derivar en situaciones dónde una sociedad adquiera compromisos a los que no podrá hacer frente, perjudicando a terceros.

Al mismo tiempo, las cuentas anuales de una sociedad son las que permitirán determinar cuáles son las obligaciones tributarias de esta, concretamente, las cantidades y bases sobre las que se deberá calcular el importe del Impuesto de Sociedad.

¿Cuándo se deben presentar las cuentas anuales de una sociedad?

Las cuentas anuales deben formularse en los 3 primeros meses contados a partir del cierre del ejercicio social, que suele ser el 31 de diciembre, por lo que tendría hasta el 31 de marzo para elaborar las cuentas anuales.

Una vez elaboradas, debe reunirse en los 6 meses primeros de cada ejercicio, es decir, tiene hasta el 30 de junio para la aprobación de las cuentas anuales.

Luego de que sean aprobadas en la Junta General de Socios, deberá inscribirlas en un plazo de 30 días en el Registro Mercantil, siendo este plazo hasta el 30 de julio.

¿Qué pasa si no se inscriben las cuentas anuales?

Con la nueva aprobación del Real Decreto 2/2021, por el que se aprueba el nuevo reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015 de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas, se ha establecido un nuevo régimen sancionador contra aquellas sociedades que no cumplan con la inscripción de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Las sanciones van desde el 0,5% del volumen total de ventas de la sociedad, hasta el 2% del capital social conforme a la cifra que obre en el Registro Mercantil.

También se determinan otras sanciones y consecuencias derivadas de la falta de inscripción de las cuentas anuales como, por ejemplo, el cierre provisional de la hoja registral. Esto se traduce en que no será posible realizar nuevas inscripciones en el Registro Mercantil hasta que se reabra la hoja registral.

Otra consecuencia de la falta de inscripción de las cuentas son las restricciones a la financiación y a su actividad, ya que, una empresa que no inscribe sus cuentas anuales suele serle imposible conseguir financiación para hacer crecer su negocio.

Por último y no menos importante, no debemos olvidar la responsabilidad los administradores, dado que estos son los responsables de la elaboración de las cuentas anuales conforme a la Ley de Sociedades de Capital.

Concretamente, en caso de que quede acreditado que los administradores no han actuado con la debida diligencia de un buen empresario, estos podrán ser reclamados por un socio, las sociedad o terceros exigiéndoles la responsabilidad derivada de los daños y perjuicios, como, por ejemplo, puede ser el pago de las sanciones por la falta de inscripción de las cuentas.

LETSLAW

En Letslaw contamos con profesionales expertos en dar asesoría a las Sociedades de cara a la inscripción de las cuentas anuales, por lo que podremos asistirte en este tipo de operaciones.