Acta de Junta General: ¿Cómo prepararla?

Acta de Junta General: ¿Cómo prepararla?

El acta de Junta General es un documento imprescindible que ha de prepararse tras la celebración de estas reuniones. La Sociedad de Capital a lo largo de su existencia requiere tomar determinadas decisiones. Decisiones que, de forma más trascendental o menos, exigen ser tomadas por los órganos de gobierno de la sociedad; la Junta General y el Órgano de Administración.

Así las cosas, nuestra legislación demanda la llevanza de una serie de libros, entre los cuales destacamos el libro de actas.

El libro de actas se configura como un compendio de las actas de reunión de los órganos de gobiernos a lo largo de cada ejercicio fiscal, así como de las decisiones adoptadas o rechazadas. Derivado de lo anterior es necesario conocer los formalismos requeridos para preparar un acta de Junta General sin que el Registro Mercantil (órgano competente en la calificación de dichas actas) detecte errores formales o de fondo.

¿Qué es un documento de acta de Junta?

Un acta de Junta es un documento que expone las circunstancias acaecidas en la reunión de una Junta General, ya se convocada o de forma universal.

El acta refleja cuáles han sido los medios procedimentales para la constitución de la Junta general, conforme a los Estatutos Sociales, qué socios han acudido a la citada reunión y qué agenda de decisiones se han sometido a votación de los señores socios (dentro del marco de sus facultades, a tenor de lo establecido por la Ley de Sociedades de Capital).

¿Quién redacta el acta de Junta General?

El acta de la Junta, al ser un documento que da fehaciencia de los actos que rodean a una reunión de socios (o bien del órgano de administración) ha de ser redactada por aquella persona física o jurídica con capacidad de certificar los acuerdos sociales alcanzados.

Así las cosas, y dando un paso atrás, recordemos que en la Junta General es imperativo designar un presidente y un secretario, correspondiendo a este último la tarea de redactar el acta de la junta.

Contenido del acta

Es tal la importancia que el legislador otorga a la redacción de este tipo de documentos, que encontramos disposiciones que aplican exclusivamente al contenido de las actas, como pueden ser los artículos 202 y 203 de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) y los artículos. 97 y siguientes del Reglamento del Registro Mercantil.

En consecuencia, un acta de Junta General debe guardar la siguiente estructura:

• Fecha y lugar de la reunión.
• Fecha y modo en que se haya efectuado la convocatoria.
• Texto íntegro de la convocatoria.
• Número de socios concurrente, socios con derecho a voto y qué socios actúan personalmente o por representación, incluyendo el porcentaje de capital de los asistentes y no asistentes.
• Resumen de los asuntos debatidos y el contenido de los acuerdos alcanzados.
• Indicación del resultado de cada votación.
• Indicación de la aprobación del acta.

¿Cómo preparar el acta de una Junta General paso a paso?

Teniendo presente cuál es el contenido que todo acta de Junta General debe incluir, a continuación, pasamos a describir cuáles son los pasos que todo secretario debe seguir para elaborar este tipo de documentos:

• Debe incluir el lugar donde la junta se haya reunido (generalmente el término municipal del domicilio social) y la fecha y hora de la reunión.
• Debe añadir el texto íntegro de la convocatoria que el órgano de administración ha enviado de forma previa a los señores socios (recordemos, 15 días en caso de Sociedades Limitadas, y 1 mes en caso de Sociedades Anónimas).
• Incluir la lista de asistentes al acto de la Junta, haciendo constar el porcentaje de capital presente y representado.
• Debe transcribir el resultado de la votación de cada punto del orden del día, así como de las intervenciones de los socios de las que se haya dejado constancia.
• Es necesario proceder a la aprobación del acta y finalmente debe ser firmada por el presidente y el secretario.

LETSLAW

En LETSLAW contamos con profesionales expertos en derecho mercantil contando con experiencia previa en la elaboración de actas y certificaciones de órganos de gobierno.