¿Acta o escritura pública? Qué documento necesitas para cada cambio societario

¿Acta o escritura pública? Qué documento necesitas para cada cambio societario

En la gestión de una sociedad mercantil es habitual encontrarse con dos documentos que, aunque están relacionados, cumplen funciones diferentes: el acta societaria y la escritura pública. Saber cuándo es suficiente con documentar un acuerdo en un acta y cuándo es necesario elevarlo a público ante notario es fundamental, especialmente cuando el acuerdo debe acceder al Registro Mercantil.

El acta recoge las decisiones adoptadas por la Junta General o, en su caso, por el órgano de administración. Es el documento interno que acredita que el órgano competente ha adoptado válidamente una determinada decisión. Posteriormente, cuando el acuerdo deba inscribirse, puede ser necesario expedir una certificación del acta con las formalidades correspondientes. El Reglamento del Registro Mercantil permite, por ejemplo, que determinados nombramientos de administradores se inscriban mediante certificación del acta, siempre que se cumplan los requisitos legales y las firmas estén debidamente legitimadas.

Por el contrario, la escritura pública es un documento autorizado por notario que permite elevar a público determinados acuerdos y operaciones societarias. No todos los cambios societarios requieren necesariamente una escritura. Por ejemplo, el nombramiento de un administrador puede acceder al Registro Mercantil mediante certificación del acta de la Junta o del Consejo, con la correspondiente aceptación del cargo, aunque también puede formalizarse mediante escritura pública.

La situación cambia cuando el acuerdo supone una modificación de los estatutos sociales. En estos casos, la Ley de Sociedades de Capital establece que el acuerdo debe constar en escritura pública y posteriormente inscribirse en el Registro Mercantil. Esto afecta, entre otros supuestos, a cambios en la denominación social, el objeto social, el domicilio cuando implique una modificación estatutaria, las reglas relativas al capital o cualquier otra modificación del contenido estatutario.

También es necesaria la escritura pública en determinadas operaciones sobre el capital social, como los aumentos y reducciones de capital, que requieren su correspondiente documentación pública e inscripción registral para desplegar plenamente sus efectos registrales. Del mismo modo, la constitución de una sociedad de capital exige escritura pública e inscripción en el Registro Mercantil.

Otro supuesto relevante es el cambio en la estructura del órgano de administración. Si la sociedad pasa, por ejemplo, de administrador único a consejo de administración, la Ley exige que el acuerdo se haga constar en escritura pública y se inscriba en el Registro Mercantil. Esto es distinto del simple nombramiento o cese de una persona como administrador cuando no se modifica el sistema de administración previsto en los estatutos.

En el caso de la transmisión de participaciones de una sociedad limitada, la regla también es específica: la transmisión debe constar en documento público, aunque esto no significa necesariamente que toda operación tenga que adoptar la forma de una escritura pública de modificación de estatutos. Además, la sociedad debe reflejar la titularidad en su Libro Registro de Socios.

Por tanto, la pregunta no debería ser simplemente “¿acta o escritura pública?”, sino qué tipo de decisión o modificación se está realizando y si la ley exige su elevación a público e inscripción registral. Como regla práctica, el acta sirve para documentar internamente la decisión societaria; la certificación del acta puede ser suficiente para determinados trámites registrales; y la escritura pública resulta imprescindible cuando la ley exige formalización notarial, especialmente en modificaciones estatutarias, determinadas operaciones sobre el capital o cambios en la estructura del órgano de administración.

En definitiva, elegir correctamente el documento desde el inicio permite evitar trámites innecesarios, retrasos en el Registro Mercantil y problemas posteriores a la hora de acreditar la validez o representación de la sociedad ante terceros.