Qué debes tener en cuenta para continuar celebrando juntas o reuniones de manera telemática

Qué debes tener en cuenta para continuar celebrando juntas o reuniones de manera telemática

A partir del 1 de enero de 2022, aquellas sociedades mercantiles que deseen seguir celebrando telemáticamente las juntas generales y las reuniones de su órgano de administración, deberán incluir esta posibilidad expresamente en sus Estatutos Sociales.

Como consecuencia de la crisis originada por la pandemia y con la aprobación de distintas medidas legales para disminuir los efectos negativos ocasionados por la situación sanitaria, hasta el pasado 31 de diciembre de 2021 era posible celebrar juntas generales y reuniones del órgano de administración de forma telemática, aunque esta posibilidad no estuviera incluida expresamente en los estatutos sociales.

A continuación, compartimos los detalles a tener presentes para poder seguir celebrando las juntas y reuniones en remoto.

La convocatoria telemática de Juntas Generales y reuniones del órgano de administración

Derivado de la crisis sanitaria del año 2020, y como consecuencia de la aprobación de las distintas medidas legislativas para hacer frente a las consecuencias de la pandemia, se empezó a permitir que las sociedades, sin tener que modificar previamente sus estatutos sociales, pudieran emplear medios telemáticos para realizar las convocatorias de la junta general de socios, además de celebrarlas a distancia.

Siguiendo la disposición del artículo 173.2 de la Ley de Sociedades de Capital, se habilita la posibilidad de hacer las convocatorias por “cualquier medio individual y escrito, que asegure la recepción del anuncio por todos los socios…”.

Esta disposición permite que hoy en día sea una práctica habitual la convocatoria mediante correo electrónico u otros medios telemáticos de las juntas y reuniones del consejo de administración, por lo que es importante incluir esta posibilidad de forma detallada en los estatutos sociales, determinando los requisitos necesarios para que sea válida la citación.

Celebración de las Juntas Generales de forma exclusivamente telemática

Una de las posibilidades es que se decida convocar a la Junta General de forma exclusivamente telemática, es decir, que todos los asistentes deberán necesariamente conectarse en remoto. Esta posibilidad ha sido incluida en la Ley de Sociedades de Capital, en su artículo 182.bis.

Si bien el Real Decreto Legislativo 8/2020, el Real Decreto Legislativo 11/2020, el Real Decreto Legislativo 21/2020 y la disposición final cuarta número tres de la Ley 2/2021, de 29 de marzo, de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 aprobaron la posibilidad de celebrar las juntas y reuniones telemáticas sin tener que recoger esta posibilidad expresamente en sus estatutos, la redacción actual obliga a incluir expresamente esta posibilidad en los Estatutos Sociales.

Entre las distintas consideraciones que hay que cumplir para poder celebrar juntas exclusivamente telemáticas, se encuentra la necesaria identificación de los socios y representantes y la confirmación de su legitimación para participar. Además, el órgano de administración deberá emplear las medidas necesarias para poder garantizar el buen funcionamiento, esto es, emplear los distintos medios tecnológicos y técnicos que permitan que los socios participen adecuadamente ejercitando sus derechos de palabra, información, propuesta y voto en tiempo real.

En la convocatoria de la junta deberán indicarse expresamente los medios y la forma en las que se celebrará la reunión.

A los efectos de las juntas o reuniones exclusivamente telemáticas, se entenderá celebrada la junta en el domicilio social de la sociedad.

Además, a pesar de que la junta se celebre de forma telemática, serán de aplicación las reglas generales de las juntas presenciales, pudiendo adaptarse algunos aspectos a las implicaciones propias derivadas del uso de medios telemáticos.

Para poder aprobar la modificación de los estatutos incluyendo la posibilidad de celebrar Juntas Generales exclusivamente telemáticas, será necesario el voto afirmativo de dos tercios de los socios asistentes.

La asistencia a las Juntas Generales de forma telemática

Además de la posibilidad anterior, dado el contexto de pandemia y siendo posible que solo alguno o algunos de los socios no puedan asistir presencialmente a las juntas, la última modificación de la Ley de Sociedades de Capital también introdujo un cambio en el artículo 182. Concretamente, agregó la posibilidad de que, si lo contemplan los Estatutos Sociales, sea posible que un socio o algunos asistan a la junta en remoto.

Concretamente, el Real Decreto Legislativo 8/2020, el Real Decreto Legislativo 11/2020, el Real Decreto Legislativo 21/2020 y la disposición final cuarta número tres de la Ley 2/2021, de 29 de marzo, de medidas urgentes de prevención, contención y coordinación para hacer frente a la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19 aprobaron la posibilidad de celebrar las juntas y reuniones telemáticas sin tener que recoger esta posibilidad expresamente en sus estatutos.

Esta previsión legal busca ofrecer una solución para los supuestos concretos en los que, por cualquier motivo, uno de los socios o miembros del consejo de administración no pueda asistir personalmente al sitio de la convocatoria.

En cualquier caso, será indispensable que se garantice la identidad del socio o representante, y que en la convocatoria de la junta general se establezcan los medios para poder asistir adecuadamente ejerciendo los derechos del socio.

La celebración de las reuniones del Órgano de Administración de la sociedad

Si bien la Ley de Sociedades de Capital no cambió con su reciente modificación lo relativo a las reuniones del órgano de administración, ha sido una práctica común incluir en los Estatutos Sociales disposiciones que permitan la celebración de las reuniones de forma telemática.

Por ello, será importante tener presentes las consideraciones anteriores a efectos de garantizar la debida convocatoria y celebración de las reuniones del consejo.

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