Cómo hacer que tu evaluación de impacto tenga éxito

Cómo hacer que tu evaluación de impacto tenga éxito

El RGPD introdujo el concepto de Evaluación de Impacto relativo a la Protección de Datos (EIPD). A partir de ese momento, es obligatorio para las Autoridades de Control establecer listas orientativas de tratamientos que requieren  o no evaluaciones de impacto, así como de tratamientos que sí requieren su realización.

¿Qué es una evaluación de impacto y para qué sirve?

La Evaluación de Impacto de Protección de Datos (EIPD) es una herramienta crucial en el ámbito de la privacidad y protección de datos. Su objetivo principal es realizar una evaluación exhaustiva y anticipada de los riesgos que pueden afectar los datos personales en un proyecto específico.

Al llevar a cabo una EIPD, se busca identificar y comprender los posibles riesgos asociados con el tratamiento de datos personales, con el propósito de tomar medidas preventivas y correctivas para mitigarlos.

En términos prácticos, la EIPD permite a los responsables del tratamiento de datos tomar decisiones informadas en cuanto a la gestión de los riesgos. Al analizar el sistema de información, producto o servicio involucrado, la EIPD ayuda a determinar si las actividades de tratamiento cumplen con las normativas y políticas de protección de datos vigentes.

Es esencial que la EIPD sea llevada a cabo de manera sistemática y objetiva a través de abogados que tengan conocimientos en materia de protección de datos. Para ello, se debe considerar tanto el tipo de datos personales que se están procesando como la naturaleza y el contexto del tratamiento.

También es importante evaluar la probabilidad y gravedad de los posibles riesgos, así como el impacto que tendrían sobre los individuos cuyos datos están siendo tratados.

Una vez se han identificado los riesgos, la EIPD se convierte en un instrumento para guiar la adopción de medidas adecuadas. Estas pueden incluir la implementación de medidas técnicas y organizativas para reducir la exposición de los datos, la revisión de las políticas de seguridad de la información, la formación del personal involucrado en el tratamiento de datos, o incluso la reconsideración de ciertas prácticas o servicios que puedan presentar un alto riesgo sin una justificación clara.

Pasos y requisitos para hacer una evaluación de impacto exitosa

Los requisitos para la realización de una evaluación de impacto adecuada es que se realice cuando lo exija el RGPD, esto es, cuando el tratamiento pueda entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.

En este sentido, resulta importante señalar que la realización de una EIPD no es obligatoria en todos los casos, aunque sí que resulta recomendable en muchas situaciones donde se realice un tratamiento de datos. Como indicábamos, solamente es obligatorio cuando este tratamiento pueda entrañar un riesgo alto para los derechos y libertades de los usuarios.

En concreto, será obligatoria cuando suponga la evaluación sistemática y exhaustiva de aspectos personales de una persona, incluida la elaboración de perfiles, cuando se realice un tratamiento a gran escala de datos sensibles, y cuando se realice una observación sistemática a gran escala de una zona pública.

Cómo implementar una evaluación de impacto paso a paso

Para la realización de una EIPD se distinguen varias fases:

1. Necesidad de una EIPD

En esta fase inicial, se lleva a cabo una valoración para determinar si es necesario realizar una Evaluación de Impacto de Protección de Datos.

Es fundamental identificar las operaciones de tratamiento de datos, a través de abogados expertos en protección de datos, que se llevarán a cabo en el proyecto específico y analizar si pueden entrañar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas afectadas. En caso afirmativo, se procede a iniciar la EIPD.

2. Descripción del proyecto y los flujos de información

En esta etapa, se realiza un análisis exhaustivo del proyecto o actividad que involucrará el tratamiento de datos personales. Se identifican las categorías de datos que serán tratados, se examinan los flujos de información, las tecnologías y sistemas utilizados, así como los procesos relacionados con el tratamiento de datos.

Este paso proporciona una visión general detallada del alcance de la EIPD y permite comprender plenamente el contexto en el que se llevará a cabo el tratamiento de datos.

3. Identificación y evaluación de riesgos

En esta fase, se procede a identificar y evaluar los posibles riesgos para la protección de datos de las personas afectadas por el tratamiento. Se analiza cómo las actividades de procesamiento pueden afectar los derechos y libertades de los interesados, considerando aspectos como la confidencialidad, integridad, disponibilidad y la probabilidad de que ocurran incidentes de seguridad. La valoración de estos riesgos permite priorizar los esfuerzos para adoptar medidas adecuadas de mitigación.

4. Medidas para garantizar la privacidad de los datos personales

Una vez identificados los riesgos, esta fase implica la identificación y propuesta de medidas que permitan eliminar, mitigar, trasladar o asumir aquellos riesgos detectados. Estas medidas pueden incluir la implementación de controles técnicos, organizativos o legales para proteger la privacidad de los datos personales. Es fundamental asegurarse de que estas medidas sean efectivas y proporcionen un nivel adecuado de protección de los datos.

5. Informe final

En esta etapa, se prepara un informe detallado que incluye el análisis de los riesgos identificados, las medidas propuestas y las recomendaciones para la correcta gestión de la privacidad de los datos personales. El informe final se convierte en una herramienta clave para demostrar el cumplimiento de la empresa con la normativa de protección de datos y para proporcionar transparencia a las partes interesadas.

6. Revisión

La revisión constituye una etapa continua y dinámica del proceso de EIPD. Permite verificar la efectividad de las medidas implementadas, así como detectar nuevos riesgos o cambios en el entorno que puedan afectar la protección de datos. Es fundamental mantener la EIPD actualizada, realizando revisiones periódicas y adaptando las medidas de protección según sea necesario.

En Letslaw by RSM nuestro equipo de abogados de protección de datos, te asesorará en tu evaluación de impacto y en todas las fases de su desarrollo.