El cierre registral de las sociedades por incumplimiento de obligaciones: ¿qué actos pueden seguir inscribiéndose?

El cierre registral de las sociedades por incumplimiento de obligaciones: ¿qué actos pueden seguir inscribiéndose?

El cierre registral de una sociedad supone, con carácter general, la imposibilidad de inscribir determinados actos en su hoja abierta en el Registro Mercantil mientras se mantenga el incumplimiento que ha dado lugar al cierre.

Sin embargo, no todos los cierres registrales tienen el mismo origen ni producen los mismos efectos. Esta distinción es especialmente relevante en la práctica, ya que existen determinados actos que pueden acceder al Registro pese a encontrarse cerrada la hoja de la sociedad, mientras que otros cierres tienen un alcance prácticamente absoluto.

Uno de los supuestos más habituales es el incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales.

El artículo 282 de la Ley de Sociedades de Capital establece que el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas determina que no se inscriba en el Registro Mercantil ningún documento referido a la sociedad mientras persista dicho incumplimiento.

Esta previsión se desarrolla en el artículo 378 del Reglamento del Registro Mercantil, conforme al cual el cierre se produce cuando ha transcurrido un año desde la fecha de cierre del ejercicio social sin que se haya practicado el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas.

Ahora bien, este cierre no es absoluto. La propia normativa permite que determinados actos continúen teniendo acceso al Registro Mercantil.

En concreto, podrán seguir inscribiéndose:

• El cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores;
• La revocación o renuncia de poderes;
• La disolución de la sociedad;
• El nombramiento de liquidadores; y
• Los asientos ordenados por una autoridad judicial o administrativa.

 

La diferencia entre cese y nombramiento de administradores resulta especialmente importante. Una sociedad con la hoja cerrada por falta de depósito de cuentas puede inscribir el cese o la dimisión de un administrador, pero no el nombramiento de quien deba sustituirlo.

La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública ha reiterado esta interpretación, incluso en resoluciones recientes. Así, el cese constituye un acto autónomo susceptible de inscripción, mientras que el nuevo nombramiento permanece afectado por el cierre hasta que se regularice la situación registral de la sociedad.

Del mismo modo, el cierre impide normalmente la inscripción de otros acuerdos societarios como una modificación de estatutos, un aumento o reducción de capital o un cambio en la estructura del órgano de administración que implique nuevos nombramientos.

Debe diferenciarse también entre la falta de depósito de unas cuentas ya aprobadas y el supuesto en el que las cuentas anuales ni siquiera hayan sido aprobadas por la junta general.

El artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil permite evitar el cierre cuando se acredite que las cuentas no han podido depositarse precisamente por no haber sido aprobadas. Para ello deberá presentarse una certificación del órgano de administración con firmas legitimadas, indicando la causa de la falta de aprobación, o copia autorizada del acta notarial de la junta en la que conste dicha circunstancia.

Además, mientras continúe esta situación, deberá acreditarse su subsistencia cada seis meses. La Dirección General ha recordado recientemente que, si las cuentas no han sido aprobadas, no existe todavía obligación de depósito y, por tanto, puede evitarse el cierre cumpliendo estos requisitos formales.

La situación cambia cuando el cierre de la hoja registral tiene origen fiscal. Un supuesto especialmente relevante es la baja provisional en el Índice de Entidades de la Agencia Tributaria. El artículo 119.2 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades establece que, practicada dicha baja, no podrá realizarse ninguna inscripción que afecte a la sociedad mientras no se presente la correspondiente certificación de alta.

En este caso, las excepciones son considerablemente más reducidas. El artículo 96 del Reglamento del Registro Mercantil permite únicamente los asientos ordenados por la autoridad judicial, aquellos que sean presupuesto necesario para la reapertura de la hoja y los relativos al depósito de las cuentas anuales.

Por tanto, a diferencia de lo que ocurre con el cierre por falta de depósito de cuentas, no puede inscribirse el cese o dimisión de un administrador mientras se mantenga la baja provisional en el Índice de Entidades.

Todavía más restrictivo es el cierre derivado de la revocación del NIF. La disposición adicional sexta de la Ley General Tributaria establece la prohibición de acceso a cualquier registro público de los actos que afecten a una entidad cuyo NIF haya sido revocado, mientras no se produzca su rehabilitación. La doctrina registral viene considerando que, vigente esta nota marginal, no puede practicarse ningún asiento en la hoja de la sociedad, ni siquiera el cese de un administrador.

Por tanto, ante una sociedad cuya hoja registral se encuentra cerrada, no basta con comprobar la existencia del cierre: es imprescindible identificar qué incumplimiento lo ha provocado.

Si deriva de la falta de depósito de cuentas anuales, existen importantes excepciones que permiten inscribir determinados actos. Si, por el contrario, el cierre tiene origen fiscal, especialmente por baja en el Índice de Entidades o revocación del NIF, sus efectos son mucho más amplios.

Antes de formalizar cualquier operación societaria resulta, por ello, recomendable comprobar previamente la situación registral y fiscal de la sociedad. De este modo pueden detectarse posibles cierres y regularizarse, cuando sea necesario, antes de otorgar documentos o adoptar acuerdos cuya inscripción podría quedar posteriormente bloqueada.