¿Qué es un sistema de whistleblowing?

¿Qué es un sistema de whistleblowing?

¿Te preguntas qué es un sistema whistleblowing? Estamos cada vez más acostumbrados a que las empresas trabajen en una cultura de cumplimiento que estabilice todos sus departamentos y se aplique en ellos un control regular. Sin embargo, es cada vez más necesario buscar una unificación de criterios a la hora de implantar medidas y herramientas que busquen dicho fin.

Con ello, surge la necesidad de buscar una vía en la empresa para facilitar la comunicación en ambas direcciones (empleados y dirección) a través de los canales de denuncia (internacionalmente referidos como “whistleblowing”)

Para tal fin, se pone a disposición de los empleados de una empresa un buzón de sugerencias y/o canal de denuncias para poder informar con garantías de aquellas conductas que pudieran suponer una violación de las políticas internas de la propia empresa.

En la práctica, las empresas tienen serias dificultades para aplicar dicha herramienta puesto que no existe un criterio común en el que se recoja todo lo necesario para un correcto uso. Desde diferentes normativas internacionales se han ido introduciendo pinceladas que orientan a las empresas en la implementación de tal herramienta, pero existen demasiadas versiones.

El problema que ha surgido con la cultura del cumplimiento era la falta de criterios comunes a la hora de establecer mecanismos o niveles mínimos de actuación. Por lo que existían deficiencias en el control y una importante laguna legal que diera garantías suficientes al mercado común.

Marco legal previo

Uno de los intentos más importantes fueron los realizados a través de la norma ISO 19600, que suponía una normativa no certificable que implicaba un conjunto de principios de utilidad para el control y evaluación de una empresa. Pero en la realidad suponía una detallada guía para implantar adecuadamente procesos y políticas para conseguir el objetivo interno de cumplimiento.

También, la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo fue la norma nacional que más se acercó al control interno de las empresas, puesto que esta norma obligaba a los sujetos obligados (sector de seguros, juegos azar, servicios de crédito o sector lujo) a analizar e identificar los principales riesgos de cara a garantizar un control de las transacciones financieras que la empresa trata. El objetivo es que las empresas obligadas tengan un control de sus movimientos para disponer de información detallada de potenciales delitos de blanqueo.

Además, dicha Ley dispone de un importante desarrollo en el Real Decreto-ley 11/2018 por el que se introdujo la obligación de implantar procedimientos internos de comunicación de potenciales incumplimientos (artículos 26 y 26 bis), siendo un gran avance hacía la mejora de herramientas de control interno en las empresas, pese a su falta de desarrollo y su obligatoriedad solo en sujetos muy concretos.

Pero a pesar de ello, seguía sin ser suficiente, y se precisaba de un contenido homogéneo y oficial para poder regular este aspecto de control interno en las empresas. Hasta que el 26 de noviembre de 2019 se publicó la esperada Directiva 2019/1973 del Parlamento Europeo y del Consejo relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. Los Estados miembros podrán poner en vigor aquellas disposiciones legales, reglamentarias y administrativas que sean necesarias para cumplir lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937 a más tardar el 17 de diciembre de 2021.

No obstante, en el caso de las entidades jurídicas del sector privado que tengan de 50 a 249 trabajadores, los Estados miembros las pondrán en vigor a más tardar el 17 de diciembre de 2023.

La protección del denunciante

Se trata de una norma creada específicamente para el desarrollo de whistleblowing con el objetivo de homogeneizar la creación de canales de denuncia. Siempre buscando la protección de los informantes y concretando el contenido mínimo a incluir para completar una denuncia adecuadamente, así como el seguimiento correspondiente. Esta norma afectará tanto al sector privado como en el sector público, incluyendo los diferentes tipos de trabajadores que existan en cada sector.

El principal objetivo de dicha normativa supone proteger al denunciante frente a posibles represalias laborales, ser la denuncia una obligación legal, recoger sanciones y premiar las conductas de las correctas denuncias.

Además de lo anterior, se prohíben una serie de represalias como las amenazas, despidos, degradaciones, discriminación o daños a la reputación.

Principios en los que se basa

Por supuesto, para que el proceso goce de garantías suficientes se deberán aplicar principios de confidencialidad y tramitación diligente, establecer plazos razonables y designar personas imparciales para tramitar las denuncias.

Con ello, se establecen escenarios para iniciar la protección del denunciante; incluyendo relaciones laborales finalizadas, pendientes de inicio, asistentes a procesos de denuncias o facilitadores objeto de posibles represalias.

A la hora de desarrollar un proceso interno de whistleblowing es imprescindible que exista un proceso ágil que explique fácilmente las garantías a los empleados, el formato de la denuncia y determine los medios para proceder a realizar la denuncia.

Se deberán especificar los temas de naturaleza laboral que puedan ser atendidos a través de dicho medio y cuáles son los beneficios de su uso.

Para la protección de los trabajadores, impera la confidencialidad y protección de datos aplicables (con la finalidad de obtener una información precisa) en la empresa conforme al Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (Reglamento general de protección de datos).

Sin embargo, para establecer un sistema adecuado y rápido es preferible contar con un control adecuado de los participantes en la denuncia.  Por lo que un escenario en el que denunciante sea anónimo supondría una merma en la investigación.

Desde Letslaw podemos ayudar a vuestra empresa a la implementación de canales de denuncia.