Actualmente, la mayoría de las comunicaciones profesionales que mantenemos se realizan a través del correo electrónico, pero en caso de tener que aportarlos como prueba en un proceso judicial, ¿tienen validez?

La Ley de Enjuiciamiento Civil, en su artículo 268 establece que “Los documentos privados que hayan de aportarse se presentarán en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente(….) Si la parte solo posee copia simple del documento privado, podrá presentar ésta, ya sea en soporte papel o mediante imagen digitaliza en la forma descrita en el apartado anterior, que surtirá los mismos efectos que el original, siempre que la conformidad de aquélla con éste no sea cuestionada por cualquiera de las demás partes.” 

Esto significa que si una de las partes aporta como prueba un correo electrónico impreso, y la otra no realiza ninguna alegación en contra, el correo electrónico se aceptará como una prueba válida más.

En el caso de que una de las partes se oponga, el correo electrónico no podrá ser tenido en cuenta como prueba por el Juez salvo que se aporte una certificación complementaria acerca de la identidad del emisor y receptor del mail, direcciones IP etc.

Para poder emplear como prueba en un juicio un correo electrónico, es necesario que se sigan las siguientes pautas:

Correo electrónico firmado digitalmente 

El sistema de firma digital en el correo electrónico se basa en que un tercero actúa como intermediario entre el emisor del correo electrónico y el receptor del mismo, de forma que da fe del contenido del correo, la fecha de envío o de recepción del mismo y otras cuestiones técnicas.

El artículo 162 de la Ley de Enjuiciamiento Civil establece que “cuando las partes o los destinatarios de los actos de comunicación dispusieren de medios electrónicos telemáticos (…) que permitan el envío y la recepción de escritos y documentos, de forma tal que esté garantizada la autenticidad (…) los actos de comunicación podrán efectuarse por aquellos medios, con el resguardo acreditativo de su recepción que proceda”.  

Este tipo de certificación permite que se acredite la transmisión, el contenido íntegro y la confirmación de que el destinatario ha recibido el correo, si bien hay que tener en cuenta que para que podemos valernos de ella en un juicio, hemos de contratar el servicio de forma previa a enviar el correo.

Correo electrónico verificado en Informe Pericial

Otra posibilidad que nos otorga la Ley de Enjuiciamiento Civil, en relación con la fuerza probatoria de documentos privados, es la de acudir a un perito. En este sentido, el artículo 326.2 establece que “Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya presentado podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto.” 

La legislación por tanto otorga un papel importante a la figura del perito, que es aquel profesional con conocimientos especializados sobre los hechos que se enjuician. La función del perito en este caso es la de realizar una copia de seguridad de aquellos correos electrónicos que se pretendan presentar como prueba, de forma que asegure que los mismos no pueden ser alterados, y emitir un informe que contenga toda la información detallada sobre los correos en cuestión.

Copia espejo notarial

Existiría la opción también de realizar una “copia espejo” del ordenador desde donde ha salido o llegado el correo, que consiste en que un Notario levante acta de cómo se ha recibido el correo, o cómo se ha enviado, apoyado por un informático, quien detalla los pasos que sigue, la hora y fecha del envío, el contenido, etc.

El contenido de esta copia espejo se archiva en una unidad USB, que puede presentarse como prueba.

Acta notarial

Un acta notarial no otorga validez en sí misma al contenido del correo, pero sí permite dotar de mayor credibilidad ante el juez elementos clave del correo electrónico tales como la fecha de envío o de recepción, la identidad del emisor, etc.