Servicio de DPO externo

Servicio de DPO externo

En un contexto en el que los datos personales son uno de los principales activos de cualquier empresa, el cumplimiento normativo en materia de protección de datos es más que una obligación legal: es una cuestión de confianza y reputación.

El Delegado de Protección de Datos (DPO), figura introducida por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), se encarga de supervisar y garantizar que las organizaciones traten los datos personales conforme a la normativa.

Sin embargo, no todas las empresas necesitan ni disponen de los medios para incorporar esta figura dentro de su plantilla. En estos casos, optar por un servicio de DPO externo se convierte en una alternativa eficaz, flexible y totalmente válida desde el punto de vista legal, tal como reconoce la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Delegado de Protección de Datos externo

El DPO externo es un profesional o entidad especializada que asume las funciones propias del delegado de protección de datos mediante un contrato de prestación de servicios.

El artículo 37 del RGPD y el artículo 34 de la LOPDGDD permiten expresamente que esta función sea desempeñada por un profesional independiente y ajeno a la organización, siempre que reúna las condiciones de conocimiento especializado, imparcialidad y ausencia de conflicto de intereses.

La AEPD destaca que este servicio puede prestarse incluso a través de un equipo multidisciplinar, siempre que se designen de forma clara las tareas de cada miembro y una persona actúe como punto de contacto principal con el cliente. En el contrato deben quedar reflejados aspectos esenciales como:

• El alcance de las funciones del DPO y sus responsabilidades.
• La identificación del responsable o encargado del tratamiento.
• Las medidas de confidencialidad y garantías de independencia.
• Las condiciones de finalización del contrato, que nunca podrán depender del ejercicio legítimo de las funciones del DPO (art. 38.3 RGPD).

De este modo, el DPO externo actúa con la misma autoridad y protección jurídica que un delegado interno, pero aportando además una perspectiva objetiva y una experiencia transversal en materia de cumplimiento.

¿Cuándo conviene que el DPO sea externo?

La obligación de designar un Delegado de Protección de Datos recae sobre aquellas entidades que realizan tratamientos a gran escala, gestionan datos sensibles o monitorizan de forma habitual el comportamiento de personas físicas.

No obstante, incluso cuando no sea obligatorio, externalizar la función del DPO puede resultar la opción más conveniente.

Estos son algunos supuestos en los que contar con un DPO externo es especialmente recomendable:

• Empresas sin estructura interna especializada.
• Organizaciones con tratamientos de datos complejos: en sectores como el tecnológico, sanitario o financiero, un DPO externo aporta una visión experta y actualizada sobre los riesgos y obligaciones específicas de cada actividad.
• Evitar conflictos de intereses: cuando las decisiones sobre tratamiento de datos recaen en personas que también ejecutan o supervisan esas operaciones (por ejemplo, responsables de IT o RRHH), externalizar el DPO garantiza independencia y objetividad.
• Necesidad de especialización técnica y jurídica.
• Entornos internacionales o multicliente.

En resumen, el DPO externalizado permite alinear el cumplimiento normativo con la eficiencia operativa, aportando independencia, experiencia y ahorro de recursos.

Funciones y responsabilidades del DPO externo

Las funciones del Delegado de Protección de Datos están recogidas en el artículo 39 del RGPD y desarrolladas por la LOPDGDD.

El DPO (ya sea interno o externo) actúa como garante del cumplimiento normativo, asesorando a la organización y sirviendo de enlace con la autoridad de control y con los propios interesados.

Entre sus principales responsabilidades destacan:

1. Informar y asesorar al responsable o encargado del tratamiento sobre las obligaciones derivadas del RGPD y la LOPDGDD.
2. Supervisar el cumplimiento normativo, realizando auditorías, revisiones de políticas y verificaciones periódicas.
3. Formar y sensibilizar al personal que interviene en el tratamiento de datos.
4. Realizar evaluaciones de impacto en los casos en que un tratamiento pueda implicar riesgos significativos para los derechos y libertades de las personas.
5. Cooperar con la AEPD y actuar como punto de contacto ante consultas o reclamaciones.
6. Emitir recomendaciones y registrar sus actuaciones para garantizar la trazabilidad y el principio de responsabilidad proactiva o “accountability”.

El DPO externo debe desempeñar su labor con total independencia y autonomía, sin recibir instrucciones sobre cómo ejercer sus funciones, y no podrá ser sancionado o cesado por motivos vinculados a su actuación profesional.

A su vez, la empresa debe proporcionarle los medios necesarios y asegurar su acceso a la información y a los distintos departamentos implicados en el tratamiento de datos.