¿Utilizas la firma electrónica en los contratos de tu empresa?

¿Utilizas la firma electrónica en los contratos de tu empresa?

La firma electrónica constituye un instrumento capaz de permitir una comprobación de la procedencia y de la integridad de los mensajes intercambiados a través de redes de telecomunicaciones, ofreciendo las bases para evitar el repudio, si se adoptan las medidas oportunas.

Este instrumento se regula en nuestra legislación Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Aunque la firma electrónica no es una novedad, aún existe desconfianza por parte de los intervinientes, tanto empresas como clientes y usuarios, en las transacciones telemáticas y, en general, en las comunicaciones que las nuevas tecnologías permiten a la hora de transmitir información, constituyendo esta falta de confianza un freno para el desarrollo de la sociedad de la información que puede afectar, en particular, a los operadores de comercio electrónico.

Todavía hoy en día las empresas tienen dudas sobre la validez de la firma electrónica y se plantean si este instrumento es válido para firmar digitalmente los contratos con sus clientes, proveedores, etc.

Tipos de firma electrónica

Actualmente se diferencian tres clases de firma electrónica que difieren entre sí en el grado de seguridad que ofrecen: la firma digital simple o básica, la firma digital avanzada y la firma digital reconocida o cualificada.

(i) La firma simple es el tipo más vulnerable, ya que es solo un conjunto de datos en formato electrónico que sirven como medio de identificación para el firmante (por ejemplo, la firma con un lápiz electrónico al usar una tarjeta, o introducir un usuario y contraseña).

(ii) La firma avanzada, además de servir como un medio de identificación del firmante, garantiza la integridad del documento firmado, impidiendo los cambios o alteraciones posteriores al momento de la firma.

Sin embargo, estos dos tipos de firma no alcanzan a equipararse con la seguridad y la garantía que ofrece una firma manuscrita.

(iii) La firma reconocida está basada en un certificado reconocido que garantiza su seguridad y además debe ser generada en un dispositivo seguro de creación de firmas. Este tipo de firma digital es el único capaz de alcanzar los niveles de seguridad necesarios para poseer el mismo valor jurídico que una firma manuscrita.

Por lo tanto, para que, por ejemplo, los contratos firmados digitalmente se equiparen a los firmados de forma manuscrita, debe utilizarse la firma digital reconocida, que requiere tener un certificado electrónico o un lector de DNI electrónico.

Utilización de la firma electrónica actualmente

En la práctica, puede producirse que el firmante niegue haber firmado el contrato o que se diga que el contenido suscrito no fue el que se presenta. Ante esta situación, si se ha utilizado una firma electrónica simple o avanzada, será necesario acreditar que el documento que se presenta es auténtico y que, realmente, es la persona que aparece como firmante quien lo firmó.

En cambio, si se ha utilizado una firma electrónica reconocida, en caso de cualquier tipo de controversia relativa a la validez de la firma, simplemente se deberá acreditar que se ha seguido el proceso estipulado para la consecución de esa firma. Para ello, deberá acreditarse que la firma está basada en un certificado cualificado y que ha sido generada por un dispositivo seguro de creación de firma. En este caso será el firmante que alega la invalidez o irregularidad de la firma quien deba demostrar cualquier circunstancia que impida relacionar el documento firmado con él.

No obstante, aunque la firma reconocida es la más garantista, actualmente aún es complicada de obtener y usar (hay que solicitarla, obtener un certificado, instalarlo en un equipo, usar siempre ese mismo equipo para poder firmar, etc…) y esperar que el cliente, proveedor o la otra parte que deba manifestar el consentimiento y firmar el documento también disponga de una firma electrónica de este tipo, lo cual no suele ser habitual.

Dadas las dificultades que supone la utilización de la firma digital reconocida, en la práctica es común utilizar la firma digital avanzada.

Esta clase de firma tiene varias ventajas que facilitan su implantación y utilización:

–          Facilidad de uso e implantación.

–          El artículo 23 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, reconoce el documento electrónico privado como medio perfectamente válido para celebrar cualquier tipo de contrato.

–          Aporta solidez probatoria sobre la identidad del firmante, su intervención y la no modificación posterior del contrato suscrito.

–          Las leyes de enjuiciamiento como las normas que versan sobre firma electrónica (artículo 25 de eIDAS y 3.8 de la Ley 59/2003, de firma electrónica, entre otros) establecen expresamente la posibilidad de que se admita como prueba en caso de juicio.

–          El riesgo probatorio al que hemos hecho referencia se resuelve incorporando mecanismos de autenticación de los firmantes para poder acreditarlo debidamente en caso de controversia.

Existe una gran variedad de proveedores de servicios de firma electrónica digital avanzada que son utilizados frecuentemente por las empresas para facilitar las transacciones y acuerdos con terceras partes que pueden estar localizadas en cualquier parte del mundo y encuentran en este instrumento un medio sencillo, económico y seguro para realizar acuerdos y pactos.

Letslaw es un despacho especializado en derecho digital y de las nuevas tecnologías.